Het idee
Context
Transparant maken wat meestal onzichtbaar blijft.
Een website vraagt elke maand werk. Klanten zien er zelden iets van.
Elke maand is er wel iets: beveiligingsupdates, een snelheidscheck, controleren of de cookies nog kloppen, een nieuwe versie van een externe koppeling testen. Er gaat elke maand veel werk zitten in het onderhoud van een website. Klanten betalen daarvoor via een servicecontract. Als alles goed gaat, is er niets te zien.
Willen klanten weten hoe hun website ervoor staat, dan belanden ze in een stapel losse tools en websites. Ik had hetzelfde probleem. Bezoekers op de ene plek, zoekresultaten op een andere, updates, snelheid en beveiliging ook weer elders. Eén website checken kostte een hoop tabbladen.
Dus bouwde ik een klantportaal: één plek voor beide kanten. Klanten zien wat er is gedaan en hoe hun website ervoor staat. Ik zie hetzelfde voor elke website die ik beheer. Zit standaard bij elke Gijsworks-website met een servicecontract.
Is mijn website in orde?
Het klantportaal
Het eerste wat het portaal beantwoordt.
-
Een kort antwoord in je dashboard over hoe je site ervoor staat. Werkt alles zoals het hoort, of moet er iets bekeken worden? Alles in gewone taal.
-
Het portaal houdt je belangrijkste pagina's in de gaten, zoals je homepage, een contactformulier of een webshop. Valt er een uit, dan krijg ik een bericht. Meestal voordat jij het merkt.
-
Elke dag controleert het portaal je website van buitenaf, zoals iedereen hem ook ziet. Je krijgt een cijfer uit tien en een lijst van wat in orde is.
-
We meten de reactietijd meerdere keren per dag, en een keer per week test Google je homepage op een telefoon. Je krijgt een cijfer uit tien en een bericht als het verandert.
Uptime
Dag en nacht in de gaten
8,640Checks per maand
Als een website niet werkt, loopt de klant aanvragen mis en hoort hij dat vaak pas te laat of via een klant. Dankzij al deze controles hoor ik het eerder dan zij.
- Een bericht als de site niet bereikbaar is, en een ander bericht als hij weer werkt
- De afgelopen dertig dagen in je portaal, één balkje per dag
Al het andere, in één oogopslag
Ook in het portaal
Wie er langskomt, hoe snel het laadt en hoe veilig het is.
plek om alles over je website te zien.
Updates
Waar ik mee bezig ben geweest
WordPress en de plugins krijgen bijna elke week nieuwe versies. De meeste lossen kleine dingen op, sommige dichten een beveiligingslek, andere brengen wijzigingen die goed getest moeten worden. Ik zorg dat alles wat erop staat veilig te gebruiken is, en het portaal houdt bij wat er wanneer is veranderd.
- Ik installeer updates een voor een. Gaat er iets mis, dan is meteen duidelijk welke
- Na elke update wordt de site gecontroleerd. Reageert hij niet normaal, dan gaat de oude versie direct terug
Maandrapport
Een rapport, elke 4e
Op de 4e van elke maand krijg je een mail met een korte pdf over de maand ervoor: hoe de site het deed, wat ik heb bijgewerkt, hoeveel mensen langskwamen en hoe ze je vonden. Je leest het in een paar minuten en het is makkelijk te delen met anderen.
| Verzonden | De 4e van elke maand, om 09:00 |
|---|---|
| Bevat | Updates, uptime, snelheid, bezoekers en zoekopdrachten in Google |
| Taal | Nederlands of Engels |
Alles op één plek
Voor klanten
Alles op één dashboard.
Elke site,
een scherm
Zorgvuldig ontworpen
Mijn kant
Het scherm waar ik mijn dag mee begin.
Alleen ondertekende verzoeken
Elk verzoek van het portaal draagt een handtekening, en je website controleert die voordat er iets gebeurt. Een verzoek zonder handtekening krijgt hetzelfde antwoord als een pagina die niet bestaat.
Eén update tegelijk
Ik kan updates draaien voor alle websites die ik beheer, in één keer. Elke update gaat toch afzonderlijk: eerst WordPress, dan thema's, dan plugins. Gaat er iets mis, dan gaat de oude versie terug en krijg ik een bericht. Ik zoek het uit voordat het jouw probleem wordt.
Outbox
Automatisch, met een menselijke touch
De rapporten staan op de 1e klaar en wachten in een outbox tot de 4e. Zo heb ik een paar dagen om ze te lezen. Soms voeg ik een regel toe waar een getal uitleg nodig heeft. Vraagt een klant om te wachten, dan pauzeer ik het rapport.
- Elk rapport gelezen voordat het de deur uit gaat
- Een persoonlijke notitie als de cijfers context nodig hebben
- Een rapport pauzeren, of meteen versturen